Maar blijven wachten en aandringen op de betaling van een factuur of het ontvangen van huurbedragen kan tot grote frustraties leiden. Je kan wel betaaltermijnen hebben afgesproken, maar daarmee weet je nog niet zeker dat jouw klant, huurder of abonnee op tijd betaalt. Soms kan het handig of zelfs nodig zijn om een incassobureau in te schakelen, zodat je alsnog het aan jou verschuldigde geld ontvangt. Hoe en wanneer je een incassobureau kan inschakelen lees je hieronder.
Wanneer je een incassobureau wilt inschakelen
Betaalt je klant de rekening maar niet? Als schuldeiser kan je in dat geval een incassobureau inschakelen. Je doorloopt de volgende vier stappen:
1. Factureren
Een klant ontvangt een factuur. Daarin staat ook een vervaldatum. De meeste ondernemers dragen zelf zorg voor het versturen van een factuur en het bepalen van een vervaldatum.
2. Aanmanen
Voordat je een incassobureau gaat inschakelen, moet je minstens één keer een betalingsherinnering aan de schuldenaar hebben gestuurd. Geef daarin, in ieder geval bij consumenten, veertien dagen om de rekening alsnog te voldoen. Ook beschrijf je wat de hoogte van de incassokosten zijn als de klant niet binnen de gestelde termijn betaalt. Wat die hoogte is, kan je bij een incassobureau opvragen.Wanneer je geen aanmaning stuurt, dan mag je de incassokosten neerleggen bij de andere partij. Daarmee ben je in feite dus een dief van je eigen portemonnee. Bovendien voorkomt het dat er onnodig ruis op de lijn ontstaat.
Je kan er voor kiezen om nog een tweede aanmaning te sturen. De debiteur is dan nog meer gewaarschuwd voor de gevolgen als deze niet betaalt.
3. Incassobureau inschakelen
Heeft het sturen van een betalingsherinnering niets opgeleverd en is de betalingstermijn verstreken? Dan kan je een incassobureau inschakelen. Je geeft het incasseren van de betaling in dat geval dus uit handen. Een incassobureau zal duidelijk moeten maken aan de schuldenaar dat alle kosten die gepaard gaan met het inschakelen van een incassobureau bij hem of haar komen te liggen.
4. Naar de rechter stappen
Een incassobureau kan de schuldenaar onder druk zetten, maar juridisch niets afdwingen. Blijft je klant maar weigeren te betalen, dan is de gang naar de rechter een laatste mogelijkheid. Als de rechter oordeelt dat jouw klant inderdaad niet aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan, ondanks herhaaldelijke verzoeken daartoe, kan een gerechtsdeurwaarder bij de klant aankloppen met het vonnis van de rechter in de hand.
Sommige incassobureaus hebben ook gerechtsdeurwaarders in huis, maar dit is niet altijd zo. Als je klant niet terstond betaalt, kan een gerechtsdeurwaarder beslag leggen op bijvoorbeeld een deel van het inkomen of de uitkering van je klant, de bankrekening, inboedel of zelfs het huis.
Hoe gaat het inschakelen van een incassobureau in zijn werk?
Online zijn er tal van incassobureaus te vinden. Heb je een geschikte gevonden, dan benadert het incassobureau jouw debiteur. Omdat vreemde ogen dwingen, is de kans behoorlijk groot dat openstaande facturen of andere betalingsverplichtingen alsnog snel worden voldaan door je klant. De kosten die hiermee gemoeid gaan, brengt het incassobureau aan de schuldenaar in rekening. Die kosten zijn bepaald in de Wet Incassokosten.
Voor een factuur van 250 euro kan je ongeveer 40 euro exclusief btw in rekening brengen voor incassokosten. Is het factuurbedrag 5000 euro, dan is ongeveer 600 euro aan incassokosten gangbaar. Daar bovenop mag je wettelijke rente in rekening brengen. Als je dit geld hebt ontvangen, kan je het ingeschakelde incassobureau betalen. Bij een succesvol verlopen traject houd je er soms zelfs geld aan over.
Bij geen succes kan je als schuldenaar dus een rechtszaak starten. Dan krijg je te maken met een deurwaarder en het griffierecht. Dit zijn de kosten die de rechtbank in rekening brengt voor de rechtszaak. Het griffierecht betaal je eerste instantie zelf. Het is dus niet altijd rendabel om de rechter in te schakelen. Uiteraard kan je hier wel uit principe voor kiezen; of als je er zeker van bent dat jouw zaak waterdicht is.
Wat doet een incassobureau dat je gaat inschakelen
De taak van een incassobureau is het in opdracht innen van openstaande vorderingen in opdracht van schuldeisers. Dat gebeurt in een buitengerechtelijk incassotraject. Ze mailen, bellen en/of onderhandelen met de klant over een betalingsregeling. Beslag leggen, mag een incassobureau niet. Dit mag alleen een deurwaarder. Officiële documenten uitbrengen, zoals een dagvaarding, is een incassobureau ook niet toegestaan. Een incassobureau fungeert dus als pressiemiddel en/of bemiddelaar.
Wel of niet een incassobureau inschakelen
Ook al heb je er alle recht toe, soms wil je geen incassobureau inschakelen. De kans is namelijk groot dat het contact met een klant enorm verslechtert na het inschakelen van een incassobureau. Dat hoeft niet erg te zijn als je toch eigenlijk van de klant of huurder af wil. Neem het in elk geval mee in je overwegingen voordat je een incassobureau inschakelt.