Niets is frustrerender dan klanten die maar niet betalen, ook al vroeg je hier herhaaldelijk om. Je kan ervoor kiezen om een incassobureau of deurwaarder in te schakelen om de kans op succes te vergroten. Aan het inschakelen van een incassobureau hangt mogelijk wel een prijskaartje. En al is het mogelijk om een deel hiervan op je schuldenaar te verhalen, dat geldt niet voor alle kosten. Dat is anders bij no cure no pay. No cure no pay staat ook wel bekend als geen succes, geen kosten. Hieronder lees je wat een no cure no pay incassobureau concreter doet en onder welke voorwaarden.

Hoe een incassobureau en een deurwaarder te werk gaan

Een incassobureau of deurwaarder gaat vaak eerst met zachte hand naar jouw schuldenaar toe. Het zou immers zo kunnen zijn dat je klant per ongeluk nog niet betaalde.

Zorgen een of meerdere aanmaningen niet voor het gewenste resultaat, dan kan een incassobureau contact zoeken met de schuldenaar. Door te bellen, mailen en/of onderhandelen wil het incassobureau de debiteur zodanig onder druk zetten dat deze alsnog betaalt. Laat die dat na, dan kan een deurwaarder (dus niet een regulier incassobureau) de druk nog meer opvoeren. Hij kan een incassoprocedure bij de rechtbank starten, een faillissement aanvragen en/of beslag leggen op de bankrekening, het inkomen of de boedel van de schuldenaar.

Sommige incassobureaus zijn ook als deurwaarder actief. Let hierop bij het inschakelen van een incassobureau als je wilt dat deze ook als deurwaarder kan optreden.

No cure no pay bij een incassobureau of deurwaarder

Als je een incassobureau of deurwaarder inschakelt, maak je onderling prijsafspraken. Bepaalde kosten, te weten incassokosten en rente, kan je altijd op de schuldenaar verhalen. Andere kosten, zoals aanmanings- en administratiekosten, niet altijd.

Het is mogelijk om af te spreken dat een incassobureau werkt op basis van no cure no pay. Daarbij betaal je niets aan het incassobureau als deze niet met succes jouw openstaande vordering(en) bij je niet betalende klant int. Heeft het incassobureau wél succes met het innen van de vordering? Dan betaal je ook niets: het incassobureau brengt de kosten in dat geval volledig in rekening bij de schuldenaar.

Varianten op no cure no pay bij een incassobureau

Sommige incassobureaus maken onderscheid tussen gevallen waarbij de rechter een vordering al wel of nog niet vaststelde. Zij bepalen bijvoorbeeld dat ze vorderingen waar de rechter nog niet over oordeelde, volledig op basis van no cure no pay kunnen innen. Met andere woorden: als schuldeiser ben je geheel vrij van kosten als je voor deze variant kiest.

Gaat je klant in het verweer en wil je hulp bij het weerleggen van zijn of haar argumenten? Een incassobureau helpt je daar vaak ook bij. Reken er dan wel op dat het incassobureau de daarbij gemaakte kosten bij jou in rekening brengt.

Wettelijk gezien mogen deurwaarders niet werken op basis van no cure no pay als de zaak voor de rechter komt. Wel mag een deurwaarder een kostenplafond aanbieden als de vordering niet wordt betwist. Het voordeel daarvan is dus dat je duidelijkheid vooraf hebt. En wijst de rechter de vordering toe en lukt het de deurwaarder om het bedrag in zijn geheel bij je schuldenaar te innen? Dan mag de deurwaarder deze gemaakte extra kosten wel op de schuldenaar verhalen.

Verplicht opstartbedrag 

Als je al een vonnis van de rechtbank in handen hebt, dan kan je ook een deurwaarder inschakelen om de vordering op no cure no pay basis te gelde te maken. Vanuit de beroepsvereniging van deurwaarders is het vereist om daarbij een opstartbedrag bij jou als schuldeiser in rekening te brengen. Dat kan vaak al vanaf honderd euro.

Lukt het om de vordering te innen, dan brengen deurwaarders afwikkelingskosten bij jou in rekening. Dat doen ze omdat ze niet weten hoelang het hele incassotraject duurt, bijvoorbeeld als er een betalingsregeling overeengekomen is. Met die afwikkelingskosten bekostigt een deurwaarder de verwerking van ontvangen betalingen en tussentijdse afdrachten. Het bedrag aan afwikkelingskosten verschilt per deurwaarder. Een percentage van 10% is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk.Let er wel op dat er, afgezien van deze afwikkelingskosten, mogelijk ook out of pocket-kosten bij komen. Stel dat een slotenmaker moet inbreken bij de schuldenaar om beslag op de boedel te leggen, dan komen de kosten daarvoor voor jouw rekening. Deurwaarders mogen die kosten volgens de wet niet voorschieten. Uiteindelijk kunnen deze out of pocket-kosten wel voor rekening van de schuldenaar komen.

Heb je een klant die een factuur niet betaalt of een huurder die nalaat de huurpenningen over te maken? Dat kan knap vervelend zijn! Als je al meerdere keren hebt gevraagd om alsnog te betalen en dat blijft uit, kan je een derde inschakelen. Van een incassobureau of een deurwaarder heb je vast wel eens gehoord. Maar wie doet wat en wanneer? Dat lees je hieronder.

De rol van een incassobureau

Als je een incassobureau inschakelt, stuurt deze jouw klant één of meerdere herinneringen om te betalen, ook wel aanmaningen genoemd, als je dat zelf nog niet gedaan hebt. De klant moet deze binnen veertien dagen betalen.

Wanneer het sturen van een aanmaning niet tot het gewenste resultaat heeft geleid, probeert een incassobureau op een andere manier de openstaande vordering(en) te innen in opdracht van jou. Dat gebeurt allemaal buiten de rechter om. Dit heet dan ook een buitengerechtelijk traject. Het incassobureau doet dit bijvoorbeeld door te mailen of bellen met je klant of te onderhandelen over een betalingsregeling. Een incassobureau mag geen dwangmiddelen gebruiken, zoals beslag leggen. Het blijft dus bij een dringend verzoek om alsnog te betalen.

Als de betaling uitblijft, heeft een incassobureau geen verdere bevoegdheden om de openstaande factuur toch te innen. Een dagvaarding uitbrengen is niet toegestaan, net zo min als (zelfstandig) beslag leggen. Dat is ook het geval als de rechter een vonnis heeft uitgesproken waarin staat dat de klant ook op andere manieren tot betaling mag worden gedwongen. Deze bevoegdheden heeft een deurwaarder wel.

De rol van een deurwaarder

Net als een incassobureau mag een deurwaarder openstaande vorderingen in opdracht van anderen (de schuldeisers) innen. Het sturen van een aanmaning, het leggen van contact door te mailen, bellen en/of onderhandelen en het dreigen met een rechtszaak is wat een deurwaarder ook mag doen.

Waar de bevoegdheden van een incassobureau stoppen als de betaling uitblijft, gaan die van een deurwaarder verder.

Een deurwaarder heeft ook wel de functie van openbaar ambtenaar. In die rol mag een deurwaarder:

• een dagvaarding uitbrengen;
• beslag leggen nadat de rechter daarvoor toestemming heeft gegeven;
• een vonnis betekenen en executeren;
• een huis ontruimen.

Beslag leggen houdt in dat als de schuldenaar zich niet aan de uitspraak van de rechter houdt, de deurwaarder beslag kan leggen op het inkomen, de bankrekening, de woning en de bezittingen van de nalatige klant. Is daarmee dreigen onvoldoende, dan voert de deurwaarder de beslaglegging ook daadwerkelijk uit.

Kortom: met een vonnis in de hand mag een deurwaarder een stuk meer dan wat een incassobureau kan doen en boekt daarmee vaak sneller betere resultaten dan een incassobureau. De term ambtenaar suggereert misschien dat een deurwaarder een onderdeel van de overheid is, maar dat is schijn. Bovenal is een deurwaarder een ondernemer die graag met jou als schuldeiser meedenkt om je vordering(en) zo snel en effectief mogelijk voldaan te krijgen.

Het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder op een rij

Uit het bovenstaande blijkt al wat het verschil is tussen een incassobureau en een deurwaarder. Hier zetten we de verschillen nog eens op een rij.

Een incassobureau mag contact leggen met de niet betalende klant, maar deze heeft geen wettelijke status. Het kan daarom bijvoorbeeld geen beslag leggen op bezittingen, een huis, een bankrekening of loon, al dreigen ze hier in de communicatie soms wel mee. Voor schuldenaren kan dat bedreigend overkomen en daarmee al het gewenste effect hebben.

Het werkelijk uitvoeren van een beslaglegging mogen incassobureaus dus niet. Een deurwaarder kan dit wel doen. Blijft je klant maar niet reageren op brieven van een incassobureau, dan zal een deurwaarder namens jou als schuldeiser de klant tot betaling forceren. Dit doet deze door bijvoorbeeld een dagvaarding uit te brengen, beslag te leggen op bijvoorbeeld een boedel, bankrekening of inkomen en/of een woning te ontruimen.

Overigens hebben sommige deurwaarders een dubbelrol. Zij stellen zich in eerste instantie op als incassobureau. Mochten er juridische stappen nodig zijn, dan zetten ze de pet van een deurwaarder op.

Het moment waarop je een incassobureau of deurwaarder inschakelt 

Een incassobureau of deurwaarder inschakelen mag altijd. Er gelden dus geen wettelijke termijnen of regels waar je je aan moet houden. Je kan bijvoorbeeld al een incassobureau of deurwaarder inschakelen als de betalingstermijn is verstreken en de betaling van je factuur is uitgebleven. Een incassobureau of een deurwaarder mag na jouw opdracht te hebben ontvangen alles doen om de openstaande vordering(en) alsnog betaald te krijgen, uiteraard binnen de grenzen van de bevoegdheden van een incassobureau en een deurwaarder.

Betaalt jouw klant de factuur die je hem of haar stuurde niet? Vroeg je al meerdere keren om alsnog te betalen, maar heeft dat geen effect? Het is begrijpelijk dat je daar op een gegeven moment schoon genoeg van hebt. Dan kan je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. De meeste incassobureaus zijn er bedreven in om de openstaande vordering(en) alsnog te innen.

Een incassobureau en kosten

Vanzelfsprekend is aan het inschakelen van een incassobureau kosten verbonden. Immers, het zijn geen liefdadigheidsinstellingen. Dat betekent niet dat dit je als schuldeiser direct moet afschrikken. Vaak zijn de kosten voor een incassobureau op de niet betalende klant af te wentelen. Dat geldt voor de incassokosten en de rente die daarop volgt. Als je klant de vordering dan nog steeds niet betaalt, dan kan je de kosten ook niet bij die schuldenaar verhalen. In zo’n situatie draag je dus wél de kosten die bij het inschakelen van een incassobureau komen kijken.

Anders is dat als je met een incassobureau een prijsafspraak maakt waarbij no cure no pay de basis is, waarover later meer.

De prijzen van incassobureaus

De kosten die incassobureaus in rekening brengen variëren. Met elk incassobureau maak je een prijsafspraak. Bij sommige incassobureaus zijn de kosten laag, anderen brengen relatief hoge bedragen in rekening. Niet altijd zegt dat iets over de kwaliteit, maar soms wel. Kies dus bewust voor een incassobureau en houd je doel voor ogen: het met succes laten innen van je openstaande vordering(en).

Vrijwel elk incassobureau brengt minstens de incassokosten in rekening. Daar komt rente bij, die oploopt naarmate het traject langer duurt. Daarnaast kan het zijn dat een incassobureau ook andere kosten in rekening brengt. Denk aan provisie, administratiekosten en dossierkosten, om een aantal voorbeelden te noemen. Het nadeel voor de schuldeiser is dat dit geen verhaalbare kosten zijn. Met andere woorden: dit soort bijkomende kosten leg je niet bij je niet betalende klant neer, maar blijven voor eigen rekening. Het is dan ook aan te raden om voor een incassopartij te kiezen die alleen kosten in rekening brengt die je bij de klant kan neerleggen.

Belangrijk om in het achterhoofd te houden, is dat wanneer je wacht op geld van een particulier, je hem of haar nog minimaal veertien dagen moet geven om de factuur alsnog te voldoen. Aan die aanmaning zitten ook voorwaarden verbonden. In de aanmaning schrijf je dat de klant nog steeds niet betaalde en daarmee in verzuim is. Ook noem je dat deze een bepaald bedrag aan incassokosten moet betalen als de klant niet binnen een termijn van veertien dagen na de dag van ontvangst van de aanmaning alsnog betaalt.

Laat je na om de particulier op deze manier aan te sporen tot het doen van een betaling, dan is deze geen incassokosten verschuldigd. Daarbij is het overigens niet relevant op welke manier je de incassokosten presenteert. Je kan het hebben over incassokosten, aanmaningskosten, administratiekosten, herinneringskosten en sommatiekosten, om maar een paar voorbeelden te noemen.

De kosten die een incassobureau in rekening mag brengen

Het soort kosten dat een incassobureau in rekening mag brengen, hangt af van het antwoord op de vraag voor wie de kosten zijn. Met een schuldeiser, jij als ondernemer bijvoorbeeld, maakt een incassobureau afspraken over de in rekening te brengen kosten. Heldere afspraken zijn daarbij dus belangrijk.

Voor het in rekening brengen van kosten bij de schuldenaar, jouw klant in dit geval, staan er regels in de wet. In de wet staat dat een incassobureau incassokosten en rente in het buitengerechtelijke incassotraject mag neerleggen. Meer dan wettelijk is toegestaan of rechtsgeldig is afgesproken, mag niet. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je met een incassobureau geen wettelijke rente afsprak, maar een contractuele rente. In principe mag je zo’n afspraak maken, ook als het om een klant gaat die particulier is.

In de wet staan ook regels over de hoogte van de incassokosten. Daarvoor geldt dat je alleen bij zakelijke partijen andere afspraken overeen mag komen. Doe je dat niet, dan geldt gewoon de wettelijke hoogte van de incassokosten. Wel kan de rechter de contractuele incassokosten matigen tot aan de hoogte van de wettelijke incassokosten. Per rechtbank en rechter verschilt het of dit ook daadwerkelijk gebeurt.

De kosten van een incassobureau bij particulieren

De kosten van een incassobureau bij particulieren zijn opgebouwd uit incassokosten en rente. De wettelijke rente is de reguliere wettelijke rente. Dat is iets anders dan de (tussen bedrijven geldende) wettelijke handelsrente. Het percentage hangt af van het bedrag van de hoofdsom. Over de eerste € 2500 is dat bijvoorbeeld 15%, met een minimum van € 40. Hoe hoger het bedrag, hoe lager het percentage over het meerdere wordt. Over bedragen van hoger dan € 5000 is de wettelijke rente bijvoorbeeld 5%. De staffel is dus degressief. Kortom: hoe hoger de vordering is, hoe lager het percentage aan incassokosten. Het maximale bedrag aan wettelijke rente is € 6.775.

Als het gaat om de incassokosten is de hoofdsom van de vordering leidend. Ook daarvoor is in de wet een staffel opgenomen. Over de eerste € 2500 betaal je 15% aan incassokosten, met een minimum van € 40. Het maximale bedrag aan incassokosten is, eveneens, € 6775.

De kosten van een incassobureau bij zakelijke partijen

Zakelijke partijen zijn in dit geval grote en kleine bedrijven, inclusief een eenmanszaak. De kosten van een incassobureau bij zakelijke partijen bestaan uit incassokosten en rente. De wettelijke rente is de wettelijke handelsrente.

Zodra de betalingstermijn is verstreken, is een bedrijf incassokosten verschuldigd. Ze moeten dus vanaf die datum incassokosten betalen. Een aanmaning daartoe is niet nodig. Bovendien mogen de incassokosten bij bedrijven hoger zijn dan wettelijk is vastgesteld. Dat doen ze bijvoorbeeld in een overeenkomst of in betalingsvoorwaarden. Een gebruikelijk percentage aan incassokosten tussen bedrijven is 15%. Online zijn tal van rekenprogramma’s te vinden waarmee je de rente en incassokosten berekent. Op deze website vind je een tool om de wettelijke rente, wettelijke handelsrente en contractuele rente te berekenen.

No cure no pay bij een incassobureau

Een vaker voorkomende afspraak tussen een incassobureau en een schuldeiser is no cure no pay. Concreet houdt dit in dat als een incassobureau niets int bij de schuldenaar, jij als schuldeiser niets hoeft te betalen aan het incassobureau. Als het wel lukt om de openstaande vordering(en) bij de schuldenaar te incasseren, dan brengt het incassobureau rente en incassokosten in rekening aan de schuldeiser als vergoeding voor de werkzaamheden.

Je betaalt dan bijvoorbeeld wel de btw over de vergoeding die het incassobureau bij de schuldenaar in rekening brengt. Als je die kan verrekenen, kost dat jou verder niets. Kan je de btw niet verrekenen, dan bieden incassobureaus aan om de incassokosten met de btw te verhogen en dat totaalbedrag bij de schuldenaar te innen. Dan resteert alleen de btw over de rente. Die verhogen met de btw is namelijk niet mogelijk. De overige kosten kan je alleen maar in rekening brengen bij de schuldenaar als je hierover afspraken met hem of haar maakt.

Maar blijven wachten en aandringen op de betaling van een factuur of het ontvangen van huurbedragen kan tot grote frustraties leiden. Je kan wel betaaltermijnen hebben afgesproken, maar daarmee weet je nog niet zeker dat jouw klant, huurder of abonnee op tijd betaalt. Soms kan het handig of zelfs nodig zijn om een incassobureau in te schakelen, zodat je alsnog het aan jou verschuldigde geld ontvangt. Hoe en wanneer je een incassobureau kan inschakelen lees je hieronder.

Wanneer je een incassobureau wilt inschakelen

Betaalt je klant de rekening maar niet? Als schuldeiser kan je in dat geval een incassobureau inschakelen. Je doorloopt de volgende vier stappen:

1. Factureren

Een klant ontvangt een factuur. Daarin staat ook een vervaldatum. De meeste ondernemers dragen zelf zorg voor het versturen van een factuur en het bepalen van een vervaldatum.

2. Aanmanen

Voordat je een incassobureau gaat inschakelen, moet je minstens één keer een betalingsherinnering aan de schuldenaar hebben gestuurd. Geef daarin, in ieder geval bij consumenten, veertien dagen om de rekening alsnog te voldoen. Ook beschrijf je wat de hoogte van de incassokosten zijn als de klant niet binnen de gestelde termijn betaalt. Wat die hoogte is, kan je bij een incassobureau opvragen.Wanneer je geen aanmaning stuurt, dan mag je de incassokosten neerleggen bij de andere partij. Daarmee ben je in feite dus een dief van je eigen portemonnee. Bovendien voorkomt het dat er onnodig ruis op de lijn ontstaat.

Je kan er voor kiezen om nog een tweede aanmaning te sturen. De debiteur is dan nog meer gewaarschuwd voor de gevolgen als deze niet betaalt.

3. Incassobureau inschakelen

Heeft het sturen van een betalingsherinnering niets opgeleverd en is de betalingstermijn verstreken? Dan kan je een incassobureau inschakelen. Je geeft het incasseren van de betaling in dat geval dus uit handen. Een incassobureau zal duidelijk moeten maken aan de schuldenaar dat alle kosten die gepaard gaan met het inschakelen van een incassobureau bij hem of haar komen te liggen.

4. Naar de rechter stappen

Een incassobureau kan de schuldenaar onder druk zetten, maar juridisch niets afdwingen. Blijft je klant maar weigeren te betalen, dan is de gang naar de rechter een laatste mogelijkheid. Als de rechter oordeelt dat jouw klant inderdaad niet aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan, ondanks herhaaldelijke verzoeken daartoe, kan een gerechtsdeurwaarder bij de klant aankloppen met het vonnis van de rechter in de hand.

Sommige incassobureaus hebben ook gerechtsdeurwaarders in huis, maar dit is niet altijd zo. Als je klant niet terstond betaalt, kan een gerechtsdeurwaarder beslag leggen op bijvoorbeeld een deel van het inkomen of de uitkering van je klant, de bankrekening, inboedel of zelfs het huis.

Hoe gaat het inschakelen van een incassobureau in zijn werk?

Online zijn er tal van incassobureaus te vinden. Heb je een geschikte gevonden, dan benadert het incassobureau jouw debiteur. Omdat vreemde ogen dwingen, is de kans behoorlijk groot dat openstaande facturen of andere betalingsverplichtingen alsnog snel worden voldaan door je klant. De kosten die hiermee gemoeid gaan, brengt het incassobureau aan de schuldenaar in rekening. Die kosten zijn bepaald in de Wet Incassokosten.

Voor een factuur van 250 euro kan je ongeveer 40 euro exclusief btw in rekening brengen voor incassokosten. Is het factuurbedrag 5000 euro, dan is ongeveer 600 euro aan incassokosten gangbaar. Daar bovenop mag je wettelijke rente in rekening brengen. Als je dit geld hebt ontvangen, kan je het ingeschakelde incassobureau betalen. Bij een succesvol verlopen traject houd je er soms zelfs geld aan over.

Bij geen succes kan je als schuldenaar dus een rechtszaak starten. Dan krijg je te maken met een deurwaarder en het griffierecht. Dit zijn de kosten die de rechtbank in rekening brengt voor de rechtszaak. Het griffierecht betaal je eerste instantie zelf. Het is dus niet altijd rendabel om de rechter in te schakelen. Uiteraard kan je hier wel uit principe voor kiezen; of als je er zeker van bent dat jouw zaak waterdicht is.

Wat doet een incassobureau dat je gaat inschakelen

De taak van een incassobureau is het in opdracht innen van openstaande vorderingen in opdracht van schuldeisers. Dat gebeurt in een buitengerechtelijk incassotraject. Ze mailen, bellen en/of onderhandelen met de klant over een betalingsregeling. Beslag leggen, mag een incassobureau niet. Dit mag alleen een deurwaarder. Officiële documenten uitbrengen, zoals een dagvaarding, is een incassobureau ook niet toegestaan. Een incassobureau fungeert dus als pressiemiddel en/of bemiddelaar.

Wel of niet een incassobureau inschakelen

Ook al heb je er alle recht toe, soms wil je geen incassobureau inschakelen. De kans is namelijk groot dat het contact met een klant enorm verslechtert na het inschakelen van een incassobureau. Dat hoeft niet erg te zijn als je toch eigenlijk van de klant of huurder af wil. Neem het in elk geval mee in je overwegingen voordat je een incassobureau inschakelt.